Vire Advisorsilla me etsimme jatkuvasti uusimpia tapoja automatisoida ja digitalisoida HR:n hallinnollista työtä. Teemme asiakkaiden kanssa paljon työpajoja, joissa analysoimme tekoälyn avulla heidän hallinnollisia pullonkauloja ja tunnistamme, missä HR tekee edelleen eniten manuaalista työtä. Yksi teema nousi viime vuoden lopulla useampaan kertaan esiin ; henkilöstön kansainvälinen liikkuvuus. Ja erityisesti ulkomaan kommenuksien ja etätöiden hallinta.
Se jäi pyörimään mieleen, koska omakohtaisia kokemuksia on runsaasti. Yhdessä vaiheessa uraani pyöritin yli 200 komennuksella olevan työntekijän työsuhdeasioita yksin, muiden HRBP-vastuiden ohella. Ja kyllä. Tein sen Excelillä.
Muistan siltä ajalta sen vastuun, ne jatkuvat puhelut eri asiantuntijoiden kanssa, keskustelut työntekijöiden ja heidän puolisoiden kanssa, muistan tuskan siitä, kun erilaisilta alan asiantuntijoilta ei saanut selkeää vastausta ja ne laskut joita kuittailin yrityksen puolesta maksuun. Pelkästään verotusneuvonnalla oli sellainen hintalappu että se usein söi merkittävästi pienemmän projektin kannattavuutta. Vastuu oli kova. Puhelin soi, s-posti lauloi ja valtava määrä tietoa pyöri omassa excelissäni, niin paljon arkaluontoista ja tärkeää asiaa oman muistin varassa. Huh huh.
Miten se oli edes mahdollista? Tänä päivänä en enää tekisi sitä.
200 ihmistä, kymmeniä maita – ja työkaluna Excel
Olen tehnyt mittavasti töitä kansainvälisen liikkuvuuden parissa, kansainvälistä laajentumista Suomalaisille kasvuyrityksille, HR-johtajana Qatarissa työskennellessäni olin tilanteessa joissa 95% työntekijöistä oli expatteja. Tässä reflektoin tilannetta, jossa olin Suomessa ja parhaimmillaan vastuullani oli yli 200 komennuksella olevaa henkilöä ja heidän perheensä. Expatteja. Lyhyitä ja pitkiä komennuksia. Eri maita, eri sopimuksia, eri verotus- ja compliance-vaatimuksia.
Ja siihen päälle: lasten koulut, perheviisumit, A1-todistukset, kansainväliset palkkaus- ja sosiaaliturvaratkaisu, työlupaprosessit, vakuutukset, lääkärinlausunnot, muutot ja lennot. Ja kyllä, tein tämän käytännössä Excelillä ja omalla sähköpostilla. Ei järjestelmää. Ei automaatiota. Ei reaaliaikaista näkyvyyttä. Pelkkää käsityötä.
Excel ei ole global mobility -järjestelmä
Jos olet joskus tehnyt global mobilityä manuaalisesti, tiedät miltä se tuntuu. Tieto on hajallaan. Versioita on useita. Yksi tiedosto elää HR:llä, toinen lokaalilla palkkiksella, kolmas kohdemaan palkkapalvelulla, neljäs liikkuu kohdemaan mahdollisella relocation specialistilla jossain päin maailmaa.
Yksi pieni virhe voi tarkoittaa:
- väärää verokohtelua
- puuttuvaa ilmoitusta viranomaisille
- työntekijälle epäselvää tilannetta
- koulumaksujen myöhästymistä
- evättyä pääsyä maahan. (Jeb – näin kävi kerran! Se oli ehkä se pahin hetki Global Mobility urallani!)
Ja lopulta joku kysyy: missä meidän ihmiset oikeasti ovat tällä hetkellä? Onhan heillä varmasti vakuutukset tarpeeksi kattavat. Vastausta lähdetään hakemaan excelistä, ei ole helppoa eikä nopeaa vastausta.
Se oli myös yllättävän raskasta mutta erityisesti riskialtista
Tämä ei ollut vain prosessikysymys. Se oli myös itselle raskasta. Jatkuvaa tarkistamista. Jatkuvaa varmistamista. Jatkuvaa manuaalista koordinointia eri sidosryhmien välillä. Ja taas tuli valtava lasku, usein auttamassa oli yksi neljästä isosta konsulttitalosta, ja ne laskut olivat mittavia, mutta muuta vaihtoehtoa ei ollut. Ison konsulttitalon käytöllä yritettiin minimoida riskejä, tottakai.
Global mobility muuttuu helposti reaktiiviseksi tekemiseksi, jossa energia menee virheiden välttämiseen eikä arvon luomiseen.
Ja rehellisesti: se väsyttää ja ajaa usein siihen, että keskitytään vain ja ainoastaan siihen hallinnolliseen työhön, aikaa harvoin jäi keskusteluun, kysymyksille miten menee siellä uudessa maassa. Käsityönä tekeminen ja muistinvarainen tekeminen, rehellisuuden nimissä, se on myös valtava riski, sekä yritykselle että yksittäisille työntekijöille.
Voiko kansainvälisen liikkuvuuden automatisoida?
Kyllä voi! Vire Advisors tekemisen ydin on manuaalisen HR paperihomman automatisointi, jotta saadaan HR tiimin aika vapautettua takaisiin ihmisten pariin ja niihin “miten menee” kysymyksiin. Me käytämme paljon aikaa siihen, että tutkimme ja selvittelemme, mitä HR automaatiokentällä tapahtuu sen lisäksi että tuotamme omia digi – ja tekoälyratkaisuja. Oli ääretön ilo huomata viime vuoden lopulla, että kansainvälisen liikkuvuuden varmistamiseen, helpottamiseen ja kustannusten tehokkaaseen seurantaan on nyt myös automaatioita tarjolla maailmalla.
Kun siirrytään Excelistä oikeisiin työkaluihin, tapahtuu kolme olennaista muutosta:
- Läpinäkyvyys syntyy
Tiedät missä ihmiset ovat ja mitä tapahtuu – reaaliajassa. - Compliance on hallinnassa
Ei enää muistin tai yksittäisten henkilöiden varassa. - HR vapautuu
Aikaa jää liiketoiminnan ja ihmisten tukemiseen.
Ja ehkä tärkeintä, kustannukset tulevat näkyviksi ja hallittaviksi. Kansainvälinen kasvu ei uhkaa kassavirtaa.
Miltä tämän pitäisi näyttää
Tänään on olemassa ratkaisuja, jotka on rakennettu juuri tähän. Ratkaisuja, jotka tuovat yhteen:
- liikkuvuuden hallinnan
- verotuksen ja compliance-vaatimukset
- riskien seurannan
- reaaliaikaisen näkyvyyden
Ja ennen kaikkea, poistavat käsityön.
Vaikuttava HR ei ole käsityötä
Tässä kohtaa tämä liittyy suoraan yhteen ajatukseen, johon uskon vahvasti: Vaikuttava HR ei ole käsityötä.
Jos HR:n aikaa kuluu kriittisten prosessien hallintaan manuaalisesti, energia menee helposti ylläpitämiseen eikä arvon luomiseen. Global mobility ja kansainvälinen liikkuvuus on tästä erinomainen esimerkki. Kyse ei ole vain siitä, että ihmiset liikkuvat maasta toiseen ja että saadaan ulkomaan projektit ja kasvu resurssoitua (hinnalla millä hyvänsä). Kyse on yrityksen kyvystä kasvaa hallitusti, hallita riskejä, tukea työntekijäkokemusta ja tehdä päätöksiä ajantasaisen tiedon pohjalta.
Kun global mobility pyörii Excelillä, HR toimii helposti reaktiivisesti. Kun se taas on rakennettu oikein, HR pystyy toimimaan ennakoivasti, olemaan tukena ja kumppanina. Silloin HR ei käytä aikaansa tiedon metsästämiseen, muistutteluun ja manuaaliseen koordinointiin. Silloin HR voi keskittyä siihen, mikä oikeasti kasvattaa yrityksen arvoa: kyvykkyyksiin, sujuvuuteen, riskien hallintaan ja ihmisten onnistumiseen. Läsnäoloon ja niihin mitä kuuluu kysymyksiin.
Juuri siksi kansainvälisen liikkuvuuden automatisointi ei ole vain prosessiparannus. Se on valinta siitä, halutaanko HR toiminnon olevan hallinnollinen tukitoiminto vai aidosti liiketoimintaa tukeva ja kasvua mahdollistava toiminto.
Kysymys ei ole teknologiasta vaan ajattelutavasta
Kyse ei lopulta ole siitä, onko käytössä yksi työkalu vai toinen. Kyse on siitä, hyväksymmekö edelleen sen, että kriittisiä HR-prosesseja pyöritetään käsityönä. Kansainvälinen liikkuvuus on monille yrityksille liiketoimintakriittinen. Se vaikuttaa kustannuksiin, riskeihin ja työntekijäkokemukseen.
Silti sitä hoidetaan yllättävän usein tavalla, joka ei skaalaudu ja ei ole millään muotoa tehokas, kustannusrakenne ei ole läpinäkyvä.
Ja en, en enää koskaan pystyisi pyörittämään käsin yli 200 työntekijän komennuksia. Ei siksi ettei se olisi mahdollista, vaan siksi että se on liian iso riski yrityksille ja ihmisille.
Vire Advisors auttaa oikeiden automaatioratkaisujen kartoittamisessa, hankinnassa ja implementoinnissa sekä kaikkeen kansainvälistymiseen liittyvissä HR asioissa. Halutko keskustella liikkuuvuuden automaatioista? Ulkoistaa kustannustehokkaasti A1 hallinnoinnin tai kuulla lisää mahdollisuuksista vähentää ulkomaan etätöihin ja komennuksiin liittyviä kustannuksia? Haluatko luotettavan kumppanin tueksi ulkomaan kasvuun ja asiantuntijarekryyn?
Ole yhteydessä 📲 +358505497968 / 📨pirki@vireadvisors.ai /🕝 https://lnkd.in/dJfbwZpJ
Tarkastuslista – onko kansainvälinen liikkuvuus teillä edelleen käsityötä?
Jos vastaat useaan kohtaan kyllä, automatisoinnin tarve on todennäköisesti jo nyt ilmeinen.
- Komennuksilla olevien työntekijöiden tiedot ovat useassa Excelissä tai eri omistajilla, tietoja ei ole linkitetty HR-järjestelmiin eikä palkanmaksuun
- Ajantasainen näkyvyys ihmisten sijaintiin, statukseen tai komennusten aikatauluihin puuttuu muulta organisaatiolta, se on vain HR excelissä eikä ole linkitetty johdon / projektijohdon suunnitteluun
- Työluvat, viisumit, A1-todistukset, passit tai muut määräajat ovat yksittäisten ihmisten muistissa, kun joku päivämäärä on menossa umpeen siitä ei tule hälytystä hyvissä ajoin automaationa
- Verotukseen, palkkaan, sosiaaliturvaan tai raportointiin liittyvää tietoa kerätään manuaalisesti eri lähteistä
- Työntekijä, esihenkilö, HR ja payroll eivät näe samaa tilannekuvaa
- Tiedon oikeellisuus varmistetaan sähköpostilla, Teams-viesteillä tai käsin tarkistamalla
- Prosessin jatkuvuus on yhden tai kahden avainhenkilön varassa
- Poissaolot, virheet tai henkilövaihdokset aiheuttavat heti riskiä prosessin toimivuudelle, jopa lomien tuurailu lisää merkittävästi riskiä
- HR käyttää enemmän aikaa hallinnointiin kuin työntekijöiden ja liiketoiminnan tukemiseen
- Global mobility koetaan välttämättömänä hallintona eikä strategisena kasvun mahdollistajana
Jos tunnistat tämän tilanteen, et ole yksin. Mutta hyviä uutisia, apua ja automaatioita on saatavilla!
