Vaikuttava HR ei ole käsityötä. Miten varmistaa, että henkilöstöhallinto ei pyöri manuaalisissa, toistuvissa rutiineissa?
Keskustelemme tällä hetkellä paljon eri yritysten johdon ja HR-tiimien kanssa virtuaalisista HR-työntekijöistä ja tekoälyagenteista, tekoälyautomaatiosta ja paremmasta, tekoälyavusteisesta HR-raportoinnista. Kiinnostus on kova, tarve on olemassa ja mahdollisuudet ymmärretään. Mutta yllättävän usein keskustelu pysähtyy samaan kohtaan. Ja se ei ole teknologia, eikä osaaminen eikä edes tarvittava alkuinvestointi. Se kaatuu integraatioihin.
Tekoäly ei kaadu johdon ja HR-tiimin haluun ja yrityksen tarpeisiin vaan dataan
Virtuaaliset HR-työntekijät, tekoälyagentit ja AI-avusteiset automaatiot rakentuvat yhden asian varaan: dataan. Jos dataa ei ole tai jos data ei liiku, mikään ei toimi eikä todellisia, lisäarvoa tuottavia tekoälyratkaisuja voida rakentaa. Monessa organisaatiossa henkilöstöön liittyvät tieto ja data elää edelleen useissa eri järjestelmissä:
- henkilöstörekisteri on taloushalinnon ohjelmassa
- HRIS-järjestelmä, joka pahimmillaan ei ole edes vielä pilvessä
- Palkanlaskennan työkalu
- Työajanseurannan ohjelmat tai parikin
- Taloushallinnon työkalut, joihin todella usein viedään manuaalisesti tietoja sen sijaan, että olisi tehty integraatio HR master dataan tai maksettuihin palkkoihin. Todellisia palkkakuluennusteita tehdään manuaalisesti ja ne ovat usein hyvin epätarkkoja tai puutteellisia
- Työterveyteen lähetetään henkilölistoja sähköpostilla, jälkijunassa
- E-passi tai Edenred, työsuhdepyörät ja autot päivitetään manuaalisesti, jälkijunassa, työntekijä odottaa
- kehityskeskustelut istuvat eri järjestelmässä, esihenkilötyötä tukemaa johtamisenjärjestelmä tai ohjeistus on erillisessä
Ja vaikka integraatioita “on”, ne eivät usein toimi tavalla, joka mahdollistaisi aidon kehityksen.
Tyypillisiä tilanteita, joihin törmäämme:
- data liikkuu vain yhteen suuntaan
- siirrot ovat hitaita tai manuaalisia
- vain osa datasta liikkuu, osa ei
- muutokset eivät päivity reaaliaikaisesti tai ne päivittyvät liian harvoin, turhalla viiveellä
- kokonaiskuva datasta puuttuu
- HR-dataa ei ole viety Power BI:hin ja yrityksen kustannusten ennakointi on arvailua
- henkilöstöön liittyvää dataa ja kustannuksia, raportointia tehdää edelleen excelissä vaikka muut yrityksen tiedot on jo viety PowerBi, Tableau, Qlick tai Looker
HR toimintojen digitalisaation kehityspolku
HR toiminnona digitalisaation maturiteettitason nousun tarvetta on kuvattu jo pitkään sekä tutkimuksissa että käytännön malleissa. Niissä kuvataan siirtymää hallinnollisesta henkilöstöhallinnosta kohti tehokkuutta, integroitua strategista osaamisen johtamista ja lopulta, liiketoimintaa suoraan tukevaa, ennakoivaa datan tuottamista. Uudemmat mallit, tekoälyn mukaan tulon jälkeen, vievät tätä vielä pidemmälle kohti tekoälyä hyödyntävää, ennakoivaa organisaatiota. Ohessa meidän tämänhetkinen näkemys HR digitalisaation neljästä eri vaiheesta. Monissa organisaatioissa siirtymä vaiheesta 1 vaiheeseen 2 on usein se vaikein, koska siihen tarvitaan selkeä, rahallinen investointi automaation mahdollisuuksien käyttöönotossa, järjestelmissä ja HR SaaS palveluiden osalta. Tällä hetkellä kohtaamme paljon yrityksiä, joiden siirtymä vaiheesta 2 vaiheeseen 3 on välttämätön, jotta tekoälyä päästään oikeasti hyödyntämään tehostamisessa ja HR sekä esihenkilötyön parantamisessa, mutta huonosti rakennetut tai olemattaomat integraatiot estävät sen.
Kuva 1 Vire Advisors – HR toiminnon digitalisaation maturiteetin vaiheet
Ja mikä yhdistää näitä kaikkia eri vaiheita? Yhteistä näille on yksi asia: kehitys perustuu datan saatavuuteen ja sen sujuvaan liikkumiseen järjestelmien välillä. Ilman toimivia integraatioita tämä kehityspolku katkeaa käytännössä alkuvaiheeseen, ja juuri tähän törmäämme asiakastyössä jatkuvasti.
Tällaisessa ympäristössä tekoäly ei skaalaudu. Se jää kokeiluiksi. Yksittäisten ihmisten henkilökohtaisiksi tehostamisen työkaluiksi, yritystason hyöty ja arvon varmistus sekä kilpailukyvyn varmistus tulevaisuudessa jää saavuttamatta.
Integraatiot tässä hetkessä – missä ongelma oikeasti syntyy?
Yksi keskeinen syy löytyy yllättävästä paikasta: siitä, miten integraatiot on alun perin rakennettu. Monessa yrityksessä HR-integraatiot on hankittu osana:
- tilitoimiston palvelua
- palkanlaskennan ulkoistusta
- yksittäistä järjestelmäprojektia
Näissä malleissa fokus on usein hyvin kapea: varmistetaan, että saadaan vain palkkadata liikkumaan palkkajärjestelmään tai uusi softa kiinnitettyä masterdataan.
Se toki riittää operatiivisesti palkkojen maksuun. Mutta se ei alkuunkaan riitä liiketoiminnan näkökulmasta.
Harvemmin kukaan katsoo kokonaisuutta:
- miten dataa pitäisi hyödyntää
- miten järjestelmät tukevat toisiaan
- miten integraatiot skaalautuvat tulevaisuuteen
- miten mahdollistetaan analytiikka ja tekoäly
Lopputuloksena syntyy ratkaisuja, jotka:
- eivät ole skaalautuvia
- eivät tue kaksisuuntaista datan siirtoa
- eivät mahdollista datan rikastamista tai käsittelyä
- lukitsevat kehityksen nykytilaan
- jättävät HR-toiminnon talouden suunnittelun ulkopuolelle
- jättävät tärkeä henkilöstöön liittyvän datan yritysten strategisen data analytiikan työkalun ulkopuolelle
Esimerkkinä organisaatio viime viikolta, joille ulkoistettu palkkahallinto on rakentanut integraation palkkajärjestelmään HR – järjestelmästä omalle alustalleen mutta talous ostaa kolmannelta toimijalta integraatioalustan, jolla saadaan maksetut palkat taloushallinnon työkaluun. Tämä ei ole kustannustehokasta, järkevää eikä skaalautuvaa.
Integraatiot eivät ole IT-kysymys vaan ne ovat liiketoimintakysymys ja HR-datan järkevän hyödyntämisen perusedellytys
Integraatiot määrittävät käytännössä sen:
- kuinka paljon manuaalista työtä organisaatiossa ja HR-tiimissä tehdään
- kuinka luotettavaa data on
- kuinka nopeasti päätöksiä voidaan tehdä
- ja erityisesti, voidaanko tekoälyä hyödyntää oikeasti
Silti niitä tarkastellaan liian usein teknisenä yksityiskohtana. Todellisuudessa integraatiot ovat perusta vaikuttavalle HR:lle, tietosuojan varmistamiselle ja manuaalisen työn vähentamiselle.
HR-integraatiot – mitä yritysten pitäisi tehdä nyt?
Ensimmäinen askel on tunnistaa, että integraatiot eivät ole “valmiit” vain siksi, että ne kerran rakennettiin. Päinvastoin. Niitä tulee tarkastella jatkuvan kehityksen kautta, ja kustannustehokkuuden kannalta ne tulee kilpailuttaa parin vuoden välein, kuten kaikki muukin ulkoiselta palvelijalta ostettu teknologia. Teknologia, tarpeet ja mahdollisuudet kehittyvät jatkuvasti, erityisesti tekoälyn mukanaan tuomat mahdollisuudet sekä nykyisen taloustilanteen tuomat tehostamisen paineet sekä tarkka ymmärrys data tietosuojasta tekevät tästä asiasta nyt vieläkin ajankohtaisemman.
Siksi integraatiot kannattaa:
- arvioida säännöllisesti uudelleen
- kilpailuttaa säännöllisesti kuten muutkin teknologiaratkaisut
- suunnitella kokonaisuutena, ei yksittäisinä toteutuksina
- varmistaa missä data liikkuu ja mihin esim. ulkopuoliset toimijat tietoja siirtävät ja missä niitä säilötään
Erityisesti henkilöstöön littyvän datan osalta on todella tärkeä valita kumppani, jolla ei ole omaa intressiä lukita yritystä ja HR-toimintaa yhteen ratkaisuun, vaan kyky tarkastella kokonaisuutta sekä kehittää integraatioita jatkuvasti ja kustannustehokkaasti, tärkeimpien tietoturvastandardien mukaisesti.
Vire Advisors – miten me lähestymme integraatioita
Meille integraatiot eivät ole pelkkä tekninen toteutus. Ne ovat kriittinen osa vaikuttavan HR tekemisen rakentamista. Ne ovat selkeä pullonkaula monien digitalisaatioratkaisujen ja erityisesti tekoälyn hyödyntämisen tiellä.
Me lähestymme integraatioita kolmen periaatteen kautta:
1. Kokonaisuus ennen yksittäisiä ratkaisuja
Emme rakenna yksittäisiä integraatioita irrallaan, vaan yhdistämme järjestelmät toimivaksi kokonaisuudeksi. Ytimessä on ymmärrys yrityksen strategisista tavoitteista ja siitä, miten integraatioratkaisujen tulee skaalautua myös tulevaisuudessa.
2. Skaalautuvuus ja kaksisuuntaisuus
Rakennamme ratkaisut niin, että data liikkuu molempiin suuntiin ja tukee tulevaisuuden tarpeita – ei vain tämän hetken vaatimuksia. Ei liian optimistisesti, mutta siten, ettei skaalautumiselle ja yritysmuutoksille tehdä liian suuria kustannuksia tulevaisuudessa.
3. Data arvonluonnin perustana
Tavoitteena ei ole vain siirtää dataa, vaan mahdollistaa sen hyödyntäminen analytiikassa, johtamisessa ja tekoälyssä.
Hyödynnämme omaa vahvasti tietoturvallista pilvipohjaista integraatioalustaamme, jonka avulla voimme:
- yhdistää järjestelmät keskitetysti
- käsitellä ja rikastaa dataa ennen siirtoa
- varmistaa tietoturvan ja EU-alueella pysyvän datan
- tarjota jatkuvan seurannan ja tuen
Tämä siis tarkoittaa sitä, että jos olet joskus kuullut, että “ne kaksi ohjelmaa eivät juttele keskenään” syyksi sille, että parempia data-automaatioita ei voida rakentaa, ota yhteys meihin!
Ilman toimivia integraatioita HR menettää mahdollisuuden todellisiin automaatiomahdollisuuksiin
Moni organisaatio haluaa ottaa seuraavan askeleen kohti automaatiota, kohti tekoälyä, kohti vaikuttavaa, liiketoiminnan kasvua mahdollistavaa HR tekemistä. Mutta liian usein kehitys pysähtyy perusasioihin. Integraatiot eivät ehkä ole näkyvin osa kokonaisuutta, mutta ne ovat yksi kriittisimmistä. Kun ne toimivat, kaikki muu nopeutuu.
Kun ne eivät toimi, mikään ei skaalaudu ja jämähdetään tilaan “kun tämä nyt vain on näin”.
Jos keskustelu tekoälystä tai HR tekemisen kehittämisestä on teillä jumissa järjestelmiin, syy saattaa löytyä integraatioista. Ole meihin yhteydessä ja kilpailuta maksutta yrityksenne tämän hetkiset HR ja talouden integraatiot. Voit yllättyä siitä mitä meiltä saat!
Ole yhteydessä 📲 +358503402764 / 📨arto@vireadvisors.ai /🕝 https://lnkd.in/dJfbwZpJ
