Tehokkaan HR toimintamallin ja HR tekemisen suunnittelu tarkoittaa ihmisten, prosessien, teknologian ja hallinnon linjaamista organisaation strategian kanssa. Hyvin rakennettu malli mahdollistaa HR:n siirtymisen ensisijaisesti hallinnollisesta roolista strategiseksi liiketoiminnan mahdollistajaksi. Mutta mistä ohjeet sen toteuttamiseen? Täältä!
Mistä lähteä liikkeelle? Miten varmistaa että ollaan oikeassa suunnassa, asiakaslähtöisyys edellä? Tiedätkö että muutos on tarpeen mutta kaipaat varmuutta päätöksentekoon ja siihen miten HR toiminnon muutos tulisi tehdä? Oli kyseessä sitten uuden rakentaminen tai olemassa olevan arviointi, askelmerkit optimaalisen, yrityksen tarpeita palvelevan HR toimintamallin rakentamiseen löytyvät pyörittelemällä vastauksia näihin kysymyksiin : miksi HR meidän yrityksessä on olemassa, mitä HR meillä tekee, miten HR sen tekee ja miten tekemisen onnistumista mitataan, milloin asiat tehdään ja lopuksi, kuka tekee, ottaa vastuun ja kehittää jatkossakin tekemistä. Ja samat kysymykset niin pieniin kuin suuriinkin yrityksiin.
Määritetään strategiasta tarve, olemassaolon ankkuri – MIKSI
HR-toimintamallin on tuettava selkeästi ja kirkkaasti organisaation tavoitteita ; kasvua, innovaatiota, kustannustehokkuutta, digitalisaation tavoitetilaa. Jos yrityksen strategiassa on olla johtava automaatioratkaisujen tuottaja, ei HR voi toimia kynä ja paperi-mallilla, vaan automaation täytyy olla mukana vahvasti myös HR tiimin tekemisessä.
Määritetään HR tiimin olemassaolon perusteet osallistamalla ainakin johtoryhmä ja hallitus, kerrataan ja kirkastetaan mitä HR toiminnolta odotetaan. Onko HR toiminnon päämäärä tällä strategiakaudella olla muutoksen mahdollistaja ja asiantuntija, työntekijäkokemuksen kehittäjä, sääntelyjen varmistaja vai diversiteetin keihäänkärki? Optimaalinen HR-rakenne ja tekeminen rakennetaan tai muokataan vastaamaan yrityksen tarpeisiin. Laajempikin sidosryhmien odotusten kartoitus on toivottavaa, mutta ei aina mahdollista.
MIKSI määrittelystä syntyy tekemisen ydin, punainen lanka asiakaslupaukselle, toiminnan periaatteille ja päämäärälle – se kehystää sen, millaista palvelua ja asiantuntijuutta HR tarjoaa organisaatiolle. Olemmeko digitaalinen ensin, pitkäaikaisen työkyvyn vaalija, työnantajamielikuvan kehittämisen keihäänkärki, työntekijä – vai esihenkilökeskeinen kumppani vai onko seuraavan strategiakauden aikana HR:n tärkein deliverable datan ohjaama päätöksenteko? Näihin kysymyksiin löytyy vastaus strategiasta.
Do it together – never alone by Cory BIlling
Tärkeimmät HR- prosessit eli määritetään MITÄ HR tekee
Strategian ankkuroinnista ja olemassa olon määrittelystä seuraa lista tärkeimpiä HR prosesseja eliMITÄ määrittäminen. Työsuhteen kaaren eri vaiheet ovat kaikille tutut ja kun MIKSI on jo selkeämmin määritetty, onnistuu prosessien määrittämisen speksit ja onnistumisen mittarit selkeämmin. Tässä nopea tsekkilista sille, mitä ydin-prosesseja on hyvä määrittää:
- Työvoimasuunnittelu ja rekrytointi (Määritetää tässä kohdin se, millaisen roolin HR ottaa, millaisen ottaa esihenkilö, ketä muita on mukana rekrytoinnissa, millon ja miten työvoimansuunnittelu tehdään ja miten sitä seurataan, kuka tai mikä vastaa raportoinnista. Tehdään sama muidenkin alla listattujen ydin-prosessien osalta.)
- Onboarding ja oppiminen
- Suoriutuminen ja urapolut
- Työnantajamielikuva ja työntekijäkokemus
- Esihenkilö työn tukemisen prosessi ja siinä onnistumisen mittarit, johtamislupaukset
- Palkitseminen ja tunnustaminen
- Sitouttaminen, työhyvinvointi ja työkyky asiat
- Offboarding ja seuraajasuunnittelu
Prosessien onnistumisen mittarit ja asiakaslupausten täyttymisen kriteerit ovat vähintään yhtä olennaisia määrittää kuin itse prosessi, sen tekijät ja aikataulu. Ilman mittareita on mahdoton arvioida prosessien toimivuutta. MIttaroinnista ei tarvitse tehdä liian vaikeaa ; esihenkilötyön tukemisen mittarina voi yksinkertaisesti olla vuosittainen napakka esihenkilökysely tyylillä ‘saatko riittävää tukea HR-tiimiltä esihenkilötyössäsi onnistumiseen?’ Vuosittain muuttuva käyrä kertoo miten esihenkilöiden asiakastyytyväisyys elää vuosi vuodelta. Mittareiden lisäksi, onnistuneiden prosessien taustalla on usein suht pitkälle viety palvelumuotoilun peruste. Ja dokumentoimalla prosessi varmistetaan että se toimii ja kaikki tarvittavat asiat on mahdollisimman hyvin huomioita sitä määritettäessä. Optimaalinen HR-toiminto tuottaa laadukasta ja tarpeellista palvelua koko organisaatiolle.
Validoidaan mandaatti, päätösoikeudet ja odotusten täyttyminen
Tässä kohtaan on hyvä pysähtyä ja varmistaa että ollaan menossa oikeaan suuntaan. MITÄ keskustelu tulee validoida johtoryhmässä – varmistetaan yhdessä ollaanko yhtä mieltä vastuualueista esim. rekrytoinnin vastuissa, uuden työntekijä perehdytyksessä, esihenkilön roolin odotuksista työhyvinvoinnin suunnitelman toteutuksessa.
Eli määritetään ja varmistetaan päätösoikeudet, kuka omistaa politiikan ja kenen vastuulla on se toteuttaa. Isoissa organisaatioissa on tarpeen myös käydä johtoryhmätasolla odotukset siitä, miten tasapainoillaan keskitetyn ja paikallisen kanssa, mitkä kulttuuria tukevat ja työntekijäkokemukseen vaikuttavat prosessit keskitetään globaalille tasolle ja mitä paikallistetaan. Onko johtamisenmalli koko organisaatiota koskeva prosessi, onko palkitseminen paikallinen.
The Workroom by Geraldina Lewa
Teknologia ja digitalisaatio eli MITEN
On varsin tekopyhää olla mukana yrityksen tehokkuusmittareiden seurannassa tai koordinoida TUTA-perusteisia muutosneuvotteluita jos HR toiminnon omaa tehokkuuta ei ole tarkkaan mietitty ja automatisoitu. Prosessien suunnittelussa vahva ymmärrys automaation tuomista mahdollisuuksista, tehokkuudesta ja kustannussäästöistä on tässä ajassa uskottavan HR toiminnon edellytys. Mikä olemassa oleva teknologia tukee mitäkin prosessia ja mitä uusia työkaluja tarvitaan prosessien tehostamiseen on paras aloitus kun määritetään sitä MITEN HR toiminta tuottaa palveluja.
Investointi ingtegroituihin HRIS/HCM-järjestelmiin säästää aikaa ja rahaa, mahdollistaa läpinäkyvyden ja vähentää virheitä. Tekoälyn ja automaation hyödyntäminen työntekijä- ja työnhakijakokemuksen johtamisessa selkeitä, isoja kokonaisuuksia joissa digitaalisilla ratkaisuilla voidaan parantaa tuntuvasti laaatua ja tehokkuutta. Samoin voidaan merkittävästi parantaa automaatiolla myös perehdytystä, kouluttamista ja henkilöstön kehittämistä tehokkaalla, toimivalla digitaalisella oppimisalustalla. HR:n virtuaaliset työntekijät, HR chatbotit ja mittareiden automatisaatio tällä hetkellä paljon puhuttuja ja suosittuja uudistuksia optimaalista HR toimintoa rakennettaessa.
Digitaalisten alustojen hyödyntäminen työntekijäkokemuksen parantamisessa itsepalveluportaalit, oppimisalustat, yhteistyötyökalut – eivät ole enää tecnologiayritysten uutuuksia vaan nousemassa myös PK– yritysten arkipäivään.
Ja vasta lopuksi, KUKA
Usein optimaalisen HR toiminnon rakentaminen aloitetaan väärästä päästä, eli siitä kuka tekee. Se mitä, miksi ja miten jää näissä tilanteissa suunnittelematta ja päädytään usein pää edellä tekemään jotain, joka ei ole kestävää ja joka ei palvele organisaatiota. Päätetään työtehtävät perustuen siihen, mikä HR Manageria kiinnostaa tai mikä kenenkin HR asiantuntijan oman osaamisen vahvuus on – varmistetaan kiva fiilis muutamalle työntekijälle monien kustannuksella. Jos mennään HR – tiimin omat mieltymykset edellä, ei palvella organisaation tarpeita ja optimaalisesta HR toiminnosta jäädään kauas ja strategiseen kumppanuuteen ei ylletä.
Organisaation ainoan HR Managerin toimenkuvan uudelleen kirjoittaminen tai muutosneuvotteluita vaativa HR tiimin uudelleen organisointi ottaa rohkeutta ja vahvaa muutosjohtajuutta – mutta sillä varmistetaan, että HR toiminto todellisuudessa vastaa yrityksen tarpeisiin niin stratetgisella kuin operatiivisellakin tasolla. Ja onhan se vaikea olla katu-uskottava toimari tai HR-johtaja jos muilta toiminnoilta vaaditaan muutoskyvykkyyttä ja tuloskeskeisyyttä mutta HR-toiminnon uudistaminen ja yrityksen tarpeisiin valjastaminen ei yllä tekemisen asteelle.
Muutama sana rooleista ; HRBP malli on edelleen, omasta mielestäni, se toimivin malli organisaatioissa joissa haetaan strategista kumppanuutta ja joissa divisioona tai funktio – tasolla on maturiteetiltaan jo osaavat, omat johtoryhmät. HRBP rooli on kuitenkin murroksessa, muikkari-poliisin roolista ollaan siirtymässä mahdollistajaksi, johtamisen asiantuntijaksi ja strategian, yrityksen tekemisen vahva ymmärrys on perusedellytys. HRBP toimii liiketoiminnan ytimessä ja tukee omaa johtoryhmää ja esihenkilöitä työvoimastrategisissa asioissa.
HR asiantuntijat ja specialistit ovat nimensä mukaisesti vahvoja asiantuntijoita, kovia osaajia joiden tietotaito merkittävää ja usein kriittistä organisaatiolle. Tyypillisiä HR spesialisteja on edelleen rekrytointi, oppiminen, palkitseminen, työkyky – ja hyvinvointi ja uusina mukana monimuotoisuuden ja HR analytiikan, järjestelmien vahvat osaajat jotka osaamisellaan tuovat uusia tekoälyn ja digitalisaation työkaluja ja ratkaisuja koko HR tiimin tekemiseen. HR specialistein kohdalla tärkeää miettiä mitä osaamista yrityksellä tulee olla omasta takaa, mitä voidaan ostaa ulkoa. Yrityksen strategian kannalta keskeisissä HR prosesseissa tarvitaan omaa osaamista, väliaikaista ja projektiluontaista kannattaa ostaa väliaikaisesti.
HR koordinaattorit, assistentit ja shared services-tiimit keskittyvät edelleen transaktionaalisiin tehtäviin palkkojen, sopimusten ja etujen parissa. Tämä on kuitenkin se katoava manuaalinen työ. Nämä administratiiviset työtehtävät ovat yhä useammin automatisoituja ja itsepalveluun perustuvia. Tämä sopii hyvin muuttuvaan maailmaan – osaavien HR spesialistien määrä on noussut huimasti myös Suomessa viimeisen kymmenen vuoden aikana ja uusia ammattilaisia valmistuu enenevissä määrin yliopistoista. Tämä on monella tapaa tervetullut muutos jonka HR:n virtuaaliset työntekijät jatkossa mahdollistavat vielä voimakkaammin. PK-yrityksissä virtuaalisella HR työntekijälle saadaan yhden henkilön HR tiimi käyttämään aikaa strategian tukemiseen admin töiden sijaan, merkityksellistä niin HR ammattilaisille kuin koko organisaatiolle.
Yrityksen koosta riippumatta, aina tarvitaan se HR Manager / Director / Chief HR Officer joka yhdessä johtoryhmän kanssa ohjaa HR-strategiaa ja yrityksen kulttuuria, koordinoi strategiset tavoitteet operatiiviseksi tekemiseksi, kehittää olemassa olevia prosesseja ja muuntaa niitä digitaalisiksi. Jos tätä henkilöä ei yrityksessä ole, on poissa myös vahva henkilöstön ja kulttuurin asiantuntijuus.
KUKA keskustelussa täytyy siis ehdottomasti olla mukana asiantuntijuutta siitä, mitä työtehtäviä tekevät digitaaliset työntekijät. Digitaalisia HR työntekijöitä tulee myös johtaa ja opettaa, mutta sairaspoissoloja tai lomia heille ei tarvitse myöntää ja uuden työehtosopimuksen oppiminen heiltä onnistuu sekunnneissa.
Melkein valmista – mieti vielä nämä läpi
- Työntekijä – ja esihenkilökeskeisyys – luodaan prosessit varmistamaan hyvä asiakaskokemus. Ei kehitetä prosesseja ja tekemistä josta HR päättää itse omien mieltymystensä mukaan.
- Ketterää ja skaalautuvaa – miten joustavasti HR toiminto pystyy vastaamaan muuttuviin tarpeisiin? Onko interim-asiantujat ja tekoälyyn liittyvä roolitus mahdollistettu ja valjastettu käyttöön?
- Data & analytiikka – onko analytiikka helposti ja luotettavasti tuotettua, esihenkilöiden ja joryn saatavilla ja kertyyhän dataa ja mittaristoa koko HR toiminnon tehtävistä, aina rekrytoinnista sitouttamiseen, palkkakulujen kehitykseen ja lähtöhaastatteluiden analysointiin?
- Osaamisen kehittäminen ja organisaation muutoskyvykkyden varmistaminen – onhan tämä työvoimastrategian ja toimintasuunnitelmien keskiössä?
- Kulttuuri ja ihmisten johtaminen – toimiiko HR arvojen ja johtamisperiaatteiden edistäjänä tavalla joka tukee liiketoiminta strategiaa?
Siinä se, tehokkaan toimintamallin rakentamisen ja uudistamisen MITÄ, MIKSI, MILLOIN, MITEN ja KUKA. Mtä ajatuksia tämä suunnittelun ja arvioinnin muistilista herättää?
Haluatko jutella aiheesta lisää? Askarruttaako oman HR toiminnon toimivuus tai se, miten hyvin se vastaa yrityksen strategisiin tarpeisiin nyt tai tulevaisuudesssa? Ole yhteydessä! Autan määrittämää nykytilaa ja erityisesti autan suunnittelemaan optimaalista HR toimintoa ja tekemisen mallia ja sen mittareita. ~Pirki
You Got This by Sydney Rae
