Hiljainen mutta nopea murros
Reilu kymmenen vuotta sitten kun palasin Suomeen, HRIS tarkoitti täällä useimmille organisaatioille palkanlaskennan automaatiota ja henkilöstörekisteriä. Järjestelmä oli hallinnon työkalu. Sitä päivitti ja käytti lähinnä HR tai hallinnollinen sihteeri. Sen tehtävä oli varmistaa, että tiedot olivat oikein ja palkat maksettiin ajallaan. Tulin maailmasta jossa SAP-pohjaisia rekry – ja HR – järjestelmiä oltiin käytetty jo vuosia, henkilöstön perehdytys ja seuraajasuunnittelu oli digitalisoitua esihenkilöiden johtamaa työtä. Paluu Suomeen oli monin tavoin paluu manuaaliseen käsityöhön ja se oli vaikeaa.
Onneksi aika on muuttunut myös Suomessa. Modernit HCM -järjestelmät ovat nyt arkipäivää monissa yrityksissä myös meillä. Nyt ollaan astumassa aikaan, että Human Capital Management systems, jatkossa HCM, ei ole enää HR-tiimin työväline. Se on koko organisaation johtamisen käyttöjärjestelmä.
Ja juuri tässä piilee HR vaikuttavuuden uusi ydin, mahdollisuus varmistaa että työkalut mahdollistavat yrityksen kasvun ja henkilöstön kehittymisen.
Mikä on mahdollistanut nopea murroksen? Ainakin implementoinnin helppous.
Raskas IT-projekti, hallinnollinen fokus ja HR edelleen käsityötä
Perinteinen HRIS-hanke kesti vielä muutama vuosi sitten 1-2 vuotta. Projekti oli vahvasti IT-vetoinen, ja sen ympärille rakennettiin laaja määrittely- ja testauskoneisto, implementoinneissa työtunteja kertyi helposti satoja ja satoja. Järjestemä valinta tehtiin usein hinnan perusteella tai sen mukaan, mitä ulkoistettu taloushallinto suositteli. HR:n rooli jäi helposti sivuun.
Lopputuloksena oli järjestelmä, jota HR käytti parhaansa mukaan ja esihenkilöt pakon edessä. Vaikka osa prosesseista automatisoitui, arjen johtaminen ei muuttunut. Esihenkilöiden vuosikello eli edelleen HR-tiimin muistilistoissa, Excel-taulukoissa ja kalenterimerkinnöissä. Prosessit toteutuivat, koska HR muistutti.
Järjestelmä ei ohjannut johtamista, vaan dokumentoi sitä jälkikäteen.
Ihmisten johtamisen infrastruktuuri muutamassa kuukaudessa
Cloud-ratkaisut, modulaarisuus ja valmiit integraatiot ovat muuttaneet kaiken. Yippii! HR ei istu eää takapenkillä vaan vastaa palvelumuotoilusta ja miettii loppukäyttäjien kokemusta ja helppoutta.
On myös ymmärretty, että palkanlaskennan automaatio ja moderni HCM-järjestelmä ovat eri asioita. Palkanmaksu on operatiivinen prosessi, joka kannattaa ulkoistaa ja henkilörekisteri sujuvasti integroida, automaationa. HCM-järjestelmän tehtävä on tukea johtamista, osaamista ja suorituskykyä. Ulkoistettu palkkis vastaa palkanmaksun työkalusta.
Modernin HR-järjestelmän käyttöönotto ei enää kestä vuosia. Se voidaan toteuttaa muutamassa kuukaudessa, kunhan henkilöjohtamisemallit ovat jo olemassa ja ne ovat selkeät. Ja vielä parempi, monet modernit järjestelmät myös antavat valmiita, best practise prosessi-mallinnoksia joita voidaan hyödyntää.
Todellinen murros ei kuitenkaan ole käyttöönoton nopeudessa, vaan vaikuttavuudessa. Hyvä HR-järjestelmä tuottaa reaaliaikaista dataa päätöksenteon tueksi ja tekee johtamisesta läpinäkyvämpää. Se ohjaa esihenkilöä tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan ilman, että HR toimii jatkuvana muistuttajana. Vuosikello ei enää elä muistilapuissa, vaan järjestelmässä. Samalla dokumentointi, seuranta ja niin sanottu audit trail syntyvät osana normaalia toimintaa.
HR-järjestelmä ei enää kysy, mitä on tehty. Se ohjaa, mitä pitäisi tehdä.
Tekoäly HR-järjestelmän tukena – vaikuttava tuki esihenkilötyölle
Tekoälyavusteiset ratkaisut eivät ole markkinointilisä. Ne ovat johtamisen tukirakenne. Otetaan muutama esimerkki. Moderneissa HCM järjestelmissä :
- Kehityskeskustelut eivät ole staattisia lomakkeita, vaan adaptiivisia kokonaisuuksia. Ne ovat vuorovaikutteisia, auttavat palautteen saamisessa ja antamisessa ei vain perinteisesti esihenkilöltä alaiselle vaan projekti – ja tiimiryhmältä laajemmin.
- Rekrytoinnissa järjestelmä tukee kompetenssipohjaista arviointia, se automatisoi viestintää, haastattelujen kalanterointia ja varmistaa että time-to-hire sisäisiä laatutavoitteita seurataan järjestelmällisesti.
- Poissaolodatan perusteella syntyy varhaisia signaaleja tarkemmin ja pitkäaikaisen työkyvyn ylläpito on järjestelmällisempää, apu tulee nopeammin.
- Osaamisdatan avulla tunnistetaan strategiset kyvykkyysvajeet, tehdään laadukkaampaa ja vähemmän bias – perusteista seuraajasuunnittelua.
Tekoäly ei korvaa esihenkilöä eikä sen tule koskaan korvata ihmisen tekemää lopullista arviota, mutta modernin HR – järjestelmän sisään rakennettu tekoäly tekee hyvästä esihenkilötyöstä johdonmukaista, ennakoivaa ja mitattavaa. Samalla se lisää läpinäkyvyyttä ja tasa-arvoisuutta organisaatiossa.
Järjestelmävalinta on strateginen päätös
Yksi yleisimmistä kompastuskivistä on ajatus, että HR-järjestelmä on HR-tiimin sisäinen työkalu. Todellisuudessa se on organisaation johtamisinfra. Siksi sen valintaa ei tule tehdä pelkästään toiminnallisten ominaisuuksien tai hinnan perusteella.
Valinnan tulee lähteä strategiasta, kasvutavoitteista ja siitä, millaista johtamismallia yritys haluaa rakentaa. On arvioitava esihenkilöiden digikyvykkyys ja organisaation kypsyys hyödyntää dataa ja automaatiota. Palvelumuotoilu on kriittinen osa tätä prosessia, sillä järjestelmän tulee tukea arjen johtamista, ei kuormittaa sitä.
On myös tunnistettava, että mikään teknologia ei korjaa epäselvää johtamismallia tai heikkoa johtamisen laatua. Hyvä järjestelmä tekee nämä kuitenkin näkyviksi. Se tuo esiin epäjohdonmukaisuudet ja pakottaa organisaation katsomaan peiliin.
Yrityksen kasvun mahdollistaminen, hyvä johtajuus
Selväähän on, että mikään teknologia ei korjaa rakenteellista epäselvyyttä tai yksittäistä, huonoa johtamista. Mutta hyvä järjestelmä tekee niistä läpinäkyvää ja silloin siihen on helpompi puuttua.
Kun vuosikello on automaatio eikä muistilappu, kun data on ennakoivaa eikä pelkkä historiaraportti ja kun HR vastaa järjestelmän arkkitehtuurista eikä toimi muikkarina, HR-järjestelmä lakkaa olemasta hallinnon työkalu.
Siitä tulee yrityksen kilpailuetua rakentava johtamisjärjestelmä.
Organisaatiot, jotka edelleen mieltävät HRIS:n palkanlaskennan automaatioksi, jäävät jälkeen. Ne HR tiimit, jotka ymmärtävät automaation ja tehokkaan järjestelmän johtamisen infrastruktuuriksi, rakentavat systemaattista, skaalautuvaa ja vaikuttavaa henkilöstöjohtamista ja auttavat esihenkilöitä heidän työssään ja lisäävät yrityksen arvoa laadukkaan työntekijäkokemuksen kautta.
Kysymyksiä tai kommentteja? Onko HR-järjestelmän vaihto tai kilpailutus ajankohtainen?
Ole yhteydessä 📲 +358505497968 / 📨pirki@vireadvisors.ai /🕝 https://lnkd.in/dJfbwZpJ
