Rekrykumppanin valinta – kysy ainakin nämä kysymykset!

Jokainen yrityksen rekrytointi muokkaa työnantajabrändiä – halusit tai et

Viimeaikoina  – ja tervetulleesti – on alettu puhua työnhakijakokemuksesta ja sen suorasta yhteydestä työnantajakuvaan, työntekijäkokemukseen sekä työnantajabrändiin. Ammattimaisesti hoidetusta rekrytoinnista hakijat kertovat eteenpäin. Netissä kiertää listoja yrityksistä, jotka eivät vastaa hakijoilleen. Huonoista hakija – ja työntekijäkokemuksistä puhutaan julkisesti, Instasta voi käydä tutustumassa #mieluummintyoton. Toisin sanoen – se miten ammattimaisesti rekrytoinnit hoidetaan, vaikuttaa yrityksen maineeseen ja ISOSTI. Maine haitta ulottuu työnhakijoista pahimmillaan myös asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja näin pienessä maassa kuin Suomi on – tavoittaa se myös osakkeenomistajat ja äänettömät sijoittajat.

Rekryn voi ulkoistaa – vastuuta yrityksen maineesta ei

Ulkopuolista rekrykumppania käytettäessä on tärkeää, että yrityksen toimitus- ja henkilöstöjohtajalla on vahva käsitys siitä miten yrityksen puolesta tehtyä rekrytointia hoidetaan. Yritys vastaa lopulta omasta laadun määrityksestä ja sen valvonnasta. Rekrykumppanin valinta tulee tehdä huolella!

Tämä blogi on syntynyt omista kokemuksista. Pöydän molemmilla puolilla istuneena listasin tähän ne kuusi asiaa jotka kannattaa huomioida rekrykumppanin valinnassa. Eli kysy ainakin nämä kysymykset!Hinnallakin on väliä, mutta totuus on, että hintaerot ovat suhteellisen pieniä. Samankaltaisten rekrytoijien välillä hinnat eivät juurikaan eroa ja siksikään hintaan ei kannata jäädä liiaksi kiinni.

Kysy ainakin nämä kysymykset

Mitä tulee ottaa huomioon ulkopuolisen rekrytointikumppanin valinnassa:

KYSY 1. Mitä työkalua he käyttävät hakemusten vastaanottamiseen?

• Toisin sanoen – onko hakeminen tehty helpoksi vai pitääkö kandidaatin lähettää CV+ saatekirje liitteenä ja sen jälkeen vielä erikseen kirjoittaa koko CV, työkokemukset ja koulutukset erikseen auki johonkin rekyfirman omaan järjestelmään. Jos ostat rekrytointipalvelua, varmista, että ostat ammattilaiselta jolla on käytössä toimivat, vahvasti hakijalähtöiset työkalut.
• Jos työkalut eivät ole sinulle tuttuja, testaa tarjottu hakuprosessi itse ensin. Näin varmistat, että hakeminen on sujuvaa ja helppoa. Sen tulisi olla!

Uusimmat hakijakokemukseenkin panostavat rekrytyökalut mahdollistavat hakemuksen lähettämisen 3-5 minuutissa. Sen enempää siihen ei pitäisi mennäkään.

KYSY 2. Vastaako rekrykumppanisi kaikille hakijoille?

Positiivista työnantajakuvaa rakennetaan hyvällä, avoimella ja kohdennetulla viestinnällä.

• Jos rekrykumppanisi kirjaa rekryilmoituksen loppuun ’Hakemusten voluumin takia pystymme vastaamaan vain niille hakijoille, jotka täyttävät avoimen paikan kriteerit’ tai ’vastaamme vain haastatteluun valituille kandidaateille’ – vaihda HETI kumppania.Rekryfirmoilla ei kirjaimellisesti ole mitään muuta tekemistä kuin vastata kandidaateille, joten syytä sille miksi kaikille ei voida vastata ei ole. Miten he käsittelevät hakuprosessit, joissa on yli 100 tai yli 1000 hakemusta kertoo paljon heidän ammattitaidostaan.
• Jos kanavia, joiden kautta hakija voi hakea on useita (s-posti, firman omat nettisivut, sähköpostiosoite, Linkedin, joku rekrytyökalu) – vastaus hakijoille pitää lähettää KAIKISSA kanavissa. On surullista huomata kuinka moni suomalaisyritys ei tällä hetkellä osaa käyttää Linkkaria. Kuulen jatkuvasti työnhakijakokemuksista, joissa Linkkarissa lähetettyihin hakemuksiin ei saada vastausta ollenkaan.

Työskennellessäni Lontoossa rekrytointien parissa oli tyypillistä, että yhteen avoimeen paikkaan tuli yli 500 hakemusta. Suuresta määrästä huolimatta pystyin vastaamaan kaikille hakijoille. No excuses!

KYSY 3. Mitä vastaatte hakijoille ja missä aikataulussa?

• Missä ajassa jokaiselle hakijalle tulisi vastata? Mieti itse – jos haet uutta työtä missä ajassa haluaisit, että yritys vastaa hakemukseesi? Oma perussääntöni on aina ollut, että kaikille vastataan jotain 14pv kuluessa hakemuksesta. En tarkoita automaattista “kiitos hakemuksesta” sähköpostia – se ei tässä kohdin enää riitä. Vastauksen tulee olla kohdennettu, informaatiota sisältävä henkilökohtainen viesti. Tässä vaiheessa tulisi jo olla selvää meneekö kandidaatti jatkoon vai ei. Jos ei mene, kohtelias “ei kiitos”-kirje tulisi lähettää heti kun se on tiedossa. “Ei kiitos”-kirjeiden jemmaaminen aivan rekryprosessin loppuun on täysin hyödytöntä.
• Jos taas potentiaalisia hakijoita on paljon, laitetaan viesti jossa todetaan rekrytoinnin vielä etenevän. Viesti voi olla esim. “soveltuvia hakemuksia on tullut paljon ja olemme yhteydessä sinuun viikon kuluttua”. Eli kerrotaan milloin seuraavan kerran ollaan yhteydessä ja sitten siitä pidetään myös kiinni. Rikotut lupaukset kandidaateille ovat myrkkyä firman maineelle.

Tässä kohdin on tärkeää muistaa, että rekryfirman kanssa pitää jutella säännöllisesti. Toimeksiannon alussa on sovittava säännölliset palaverit ja yrityksen vastuulla on huolehtia, että ne toteutuvat. Surullisen usein näin ei ole vaan palavereja siiretään aina viikolla eteenpäin ’koska kiire’. Et voi pitää rekrykumppania vastuussa heille asetetuista laadun määritteistä ellet itse pysty pitämään sovituista aikatauluista kiinni.

• Rekrytointi pitää kokonaisuudessaan saada päätökseen viimeistään 1kksiitä kun paikka tuli auki. Mikä tahansa aika sitä pidempään varmistaa, että hakemukset eivät ole enää ajankohtaisia. Pahimmillaan kandidaatit ovat löytäneet töitä toisaalta.

Hakijakokemusta eli rekrytoinnin laatua määrittävät erityisesti viestintä kandidaateille ja aikatauluista ilmoittaminen ja niistä kiinni pitäminen. Nämä ovat perushygienia asioita. On tärkeää että rekrykumppani kantaa heille osoitetun vastuun yrityksesi perushygieniasta eli kandidaattiviestinnästä sovitun mukaisesti.

KYSY 4. Mitä vastaatte?

• Sopikaa mitä rekrytoija firmastasi kertoo ja miten. Ollaanko avoimia, kerrotaan että kyseessä on haastava ja vaikea aika yrityksen kasvuvaiheessa? Kerrotaanko, että edeltäjä jouduttiin irtisanomaan, koska hän ei ollut tehtävään sopiva?
• Vaikka rekrytointia tekee joku muu, työnantajamielikuva silti muodostuu juuri siitä mitä rekrytoija yrityksestä kertoo hakijoille tai suorahaussa kontaktoiduille potentiaalisille kandidaateille. Miten paljon onkaan aikaa hukattu siihen, että ensin maalataan niin kovin ruusuinen kuva yrityksestä ja sitten parhaat kandit tippuvatkin lyhyeltä listalta pois koska työ ei ollutkaan sitä mitä heidän oli aluksi annettu ymmärtää. Ja miten paljon firman maine onkaan kärsinyt siitä, että rekrykumppani suorahaun yhteydessä kertoo yrityksestä tarinaa joka ei ole totta!
• Koeaikana tapahtuvien irtisanoutumisten taustalla on usein se, että työ ja yrityksen kulttuuri ja arvot eivät todellisuudessa vastanneetkaan sitä mitä rekryprosessin alussa annettiin ymmärtää. Tätä tapahtuu surullisen paljon myös silloin, kun ei käytetä rekrykumppania vaan johto ja/tai HR tekevät yhdessä firman omaa rekryä.

Asiakkaan vastuulla on olla rehellinen rekrykumppanille. Sen pohjalta sovitaan yhdessä mitä kerrotaan ; strategisesti voi olla järkevää, erityisesti jos rekrykumppani tekee suorahakua ja headhunttausta myös suorilta kilpailijoilta, että sovitaan esim. tiettyjen lukujen ja mittareiden keskustelu vasta prosessin myöhäisempään vaiheeseen, mutta totuus yrityksen tilasta ja siitä miksi rekryä tehdään on oltava avoin.

• Kirjatkaa strategia yhdessä ylös ; pyydä rekrykumppania tekemään kirjallinen yhteenveto tarkistettavaksesi siitä mitä kandidaateille kerrotaan. Mikä on lähestymistapa ja myyntipuhe?

KYSY 5 Millä kriteereillä valitaan / ei valita hakijoista kandidaatit?

• Käykää nämä kriteerit tarkasti läpi. Kysy ja kuuntele ensin kumppanin näkemys ja sen jälkeen korjaa tarpeen niin vaatiessa.
• Kysy kumppaniltasi tekeekö hän itse alustavan karsinnan. Jos vastaus on ’en, meillä junior konsultti hoitaa alkukarsinnan’ – kysy ja varmista miten rekrykumppani on kouluttanut nämä juniorikonsultit työtehtäviinsä ja miten oman yrityksesti toiveet siirtyvät hänelle. Tulisiko hänen olla mukana tässä keskustelussa? (PITÄISI!)

KYSY 6  Mitkä ovat onnistumisen mittarit?

• Sopikaa mikä tekee tästä rekrytointitoimeksiannosta onnistuneen. Ja miten sitä mitataan.

Saatko raportin, että kaikille hakijoille on vastattu sovitussa ajassa? Saatko näkymän kaikkiin hakijoihin ja pääset varmistamaan ettei rekrytoija ole ymmärtänyt väärin tai toiminut väärin?

Vastaako lista esitetyistä kandidaateista yrityksen omaa tasa-arvosuunnitelmaa? Onko rekrykumppani tietoinen tasa-arvosuunnitelmaan kirjatuista rekrytointiin liittyvistä tavoitteista? Missä ajassa valitun kandidaatin tulee aloittaa? Missa ajassa rekrytoinnin tulee olla maalissa?

• Ja se viimeinen mittari – maksetaanko rekryfirmalle palkkio vain siitä että kandidaatti löytyy vai siitä että rekrytointi onnistuu? Maksetaanko viimeinen erä vasta kun koeaika on onnistuneesti ohi?

Rekrykumppanin referenssit kertovat toki paljon, mutta ei ole itsestäänselvyys että se mikä on hyvä heille, on hyvä myös teille. Yrityskulttuuri, arvot ja aikataulut eivät aina välttämättä kohtaa. Se pitää osata rohkeasti myöntää ja siirtyä seuraavaan – on molemmille osapuolille parasta, että homma oikeasti toimii.

Suomessa on varaa mistä valita. Meillä käytetään paljon rekrykumppaneita verrattuna muuhun Eurooppaan. En tiedä onko se suoraan liitännäinen siihen että HR ammattina on meillä edelleen suhteellisen uusi ja reguloimaton verrattuna vaikka Britanniaan ja USA:han. Vai onko se vain muuten kulttuurimme omalaatuinen hedelmä? Tätä jäänkin pohtimaan!

Yrityksen kokonaisvaltaisen maineen kannalta on todella tärkeää kuka kumppaniksi valitaan.

Rekrykumppani tulee kilpailuttaa vähintään kahden vuoden välein ja tulee ottaa vertaileva tarjous ainakin yhdeltä muulta toimijalta. On olemassa myös eri aloille ja tehtäviin erikoistuneita rekrytoijia ja rekryfirmoja. Kumppani tulee valita siis tehtävän mutta myös sijainnin mukaisesti. Esimerkiksi, jos haet osaajaa Ouluun, rekryfirma joka toimii vain pääkaupunkiseudulla ei ole oikea valinta. Kannattaa miettiä, rekrykohtaisesti, otetaanko mukaan iso rekrytalo, jolla on jo oma maine, maine joka toimii joko apuna tai ristinä. Vai otetaanko pienempi talo tai yksittäinen toimija, joka pystyy edustamaan yritystä kuin sen oma rekrytoija.

Kandidaattina arvioin aina yritystä myös sen mukaan kenet he ovat valinneet rekrykumppaniksi heitä edustamaan.

Onnistuneita rekryjä, onnistuneita kumppanuuksia toivotellen, 🙂 Pirki

Mitä ajatuksia heräsi? Haluatko keskustella yrityksesi rekrytoinneista tai hakijakokemuksesta? Mietityttääkö työnantajabrändäys tai oletteko tunnistaneet että yrityksen työntekijäkokemus kaipaa uutta virtaa? Etsitkö luotettavaa kumppania suorahakuihin? Laita viestiä niin jutellaan!